Elektroniczny Obieg Dokumentów

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) –modułowy, elektroniczny system zarządzania dokumentami i opartym o workflow obiegiem dokumentów dla urzędu administracji publicznej.

rejestracja korespondencji przychodzącej w formie elektronicznej,
tworzenie i rejestracja korespondencji wychodzącej,
obsługa dowolnej formy korespondencji – listy, faksy, pliki elektroniczne, paczki,
na etapie rejestracji korespondencji automatycznie nadawany jest unikalny numer pisma przychodzącego oraz wychodzącego zgodny ze schematem nadawania numerów w danym urzędzie,
widoki skategoryzowane umożliwiają szybkie wyszukanie dokumentu lub grupy dokumentów korespondencji, dekretacji lub spraw,
kontrola i możliwość monitorowania dokumentów korespondencji na każdym etapie obiegu dokumentu,
możliwość tworzenia i rejestracji spraw, powiązania ich z dokumentami korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
dokumenty spraw tworzone są według Rzeczowego Wykazu Akt – RWA,
obsługa mechanizmów: dekretacji, akceptacji projektu pisma wychodzącego, opiniowanie treści korespondencji, podpisywanie dokumentu podpisem weryfikowanym,
możliwość anulowania lub odrzucenia dokumentów, zwrot dokumentów do poprzednich etapów.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów składa się z następujacych modułów:

moduł Kancelarii Ogólnej – dokumenty korespondencji są skanowane oraz rejestrowane, a następnie przesyłane do odbiorcy w jednostce departamentalnej,
modułu sekretariatu departamentu – rejestracja korespondencji przychodzącej, jeśli nie została zarejestrowana wcześniej. Wykonywanie są tu zadania takie jak dekretacja, przyjęcie pisma przychodzącego, projektowanie, akceptacja, realizacja pisma wychodzącego, podpisywanie pisma wychodzącego, opiniowanie treści korespondencji,
każdy z modułów posiada własną, klasyfikowaną bazę danych o kontrahentach, umożliwiającą szybkie wypełnienie formularzy rejestracji korespondencji.

Automatyzacja procesu obiegu dokumentów

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów w pełni automatyzuje proces obiegu dokumentów korespondencji w urzędzie o departamentalnym modelu struktury organizacyjnej posiadającym ustalone hierarchicznie komórki organizacyjne, role, relacje oraz reguły. Kontrola dostępu pozwala na ograniczenie wykonywania konkretnych zadań (akceptacja, dekretacja, odrzucenie, anulowanie, podpis cyfrowy) przez osoby nie posiadające wymaganej roli. Formularze pisma przychodzącego oraz pisma wychodzącego są dostosowane do etapów obiegu.

T-Matic Grupa Computer Plus Sp. z o.o.
ul. Malmeda 1, 15-440 Białystok, podlaskie, PL, tel. (85) 74 89 100, fax. (85) 74 89 101